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ついうっかり!を防ぐおすすめタスク管理術!ケース別3つ

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どうもご無沙汰しております!まっさんです!
さてさて皆さま、年度末ということで、お仕事忙しくされていらっしゃるのではないでしょうか。
小さいタスクから大きいタスクまで、数が増えれば増えるほど管理が難しくなるのがタスクさん。
しかし!数がどれだけ増えようとも、ついうっかり忘れてました!が許されないのがお仕事タスクさんです!

そんなこんなで今回は、私が実践しているタスク管理術をご紹介。
まっさん流タスク管理のポイントは『ひと目で分かる』!
ケース別に3つご紹介させていただきます~。

ケース1:メールでタスクが舞い込んだときはこうする!
ケース2:紙面でタスクが舞い込んだときはこうする!
ケース3:一括管理したいときはこのサービス!「Trello」

ケース1:メールでタスクが舞い込んだとき

メールで案件の依頼がきたときに危険なのが、見落とし・読み飛ばしではないでしょうか。
案件の依頼のみならず、連絡や共有、メルマガなどなど日々の大量のメールに紛れてしまって、うっかり見落とした・・・!
数日後に「先日依頼したメール、届いてます?」なんて聞かれた日には、その日一日自己嫌悪必至です。

「ああ、なんで見落としたよ自分・・・orz|||」

そう、なぜメールを見落としたのか。
考えられるのは、読んでいる途中に声をかけられ、メールを読んでいたことを忘れるパターン。
でもメールは既読になっているから、そのまま気づかず・・・・・・。
あるあるですよね?

そんなときおすすめしたい管理術がこちらです!
『受信トレイ=タスクトレイ!術』

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目を通すだけで済むメールは読み終わった時点ですぐ他のフォルダへ移動!
返信が必要なメールはすぐに返して他のフォルダへ移動!!
これで受信トレイに残るのはタスクのみに!!!
メールの見落としも防げ、ひと目でタスクもわかる!一石二鳥!
移動先のフォルダは案件ごとに作っておくと管理しやすくておすすめ。
管理なんて必要ないぜ!という場合は、「読了」なんてフォルダに全て入れていくといいのでは!

さらに、受信トレイに残ったタスクは、未作業のものと確認待ちのもので区別をつけておくと分かりやすいです。
私は自分で止めているタスクに★印をつけています。
メーラーはThunderbirdを使用していますので、他のメーラーならフラグをつけたり、いっそ未読に戻すなどして区別するといいのではないでしょうか!

メールのタスク管理まとめ
①読んだらすぐに他のフォルダへ
②受信ボックスにはタスクのみ残す
③未作業と確認待ちのタスクの区別がつくようにしておくとわかりやすい

ケース2:紙面でタスクが舞い込んだとき

FAXで指示が届いたり、打ち合わせのときに手渡しで原稿をいただいたりすることがありますよね。
皆さまそれぞれ管理の方法があるとは思いますが、私がおすすめしたいのはこちら!
『1タスク1クリアファイル3段ボックス活用!』

1つのタスクを1つのクリアファイルで管理し、3段ボックスに収納するだけ!
クリアファイルのいいところは、透明なのでぱっと見てなんのタスクかが分かること。
3段ボックスのいいところは、上段・中段・下段になっているので、視覚的に重要度を分けやすいことです。
私は、上段を未作業タスク、中段を確認待ちタスク、下段を保留タスク、というように分けています!

口頭でいただいた案件なども、紙にメモしてクリアファイルへ入れておくのもいいかもしれませんね。

紙面のタスク管理まとめ
①1タスク1クリアファイル
②3段ボックスでタスクの重要度を仕分け

ケース3:一括管理におすすめ「Trello」

タスク管理ツールもたくさんあると思いますが、個人的におすすめなのが「Trello」です!
英語表示なのでちょっととっつきにくさがありますが、英語が苦手な私でも使えているのできっと大丈夫!

trello画面

見ていただいたらわかるとおり、タスクがカードのように登録されていますね~。
「Trello」では、「ボード」と「リスト」と「カード」が登録できます。
「ボード」というのは、今開いている画面全体のことを指していて、上の画像の場合は「タスク一覧」というボードを開いている状態です。
「リスト」というのは、灰色のボックスの部分で、タスクを分類するためのボックスです。
「カード」は「リスト」の中の白いボックス部分で、タスクをカードのように登録していくことができます!

どのように分類するかが「Trello」のミソでしょうか。
私はプロジェクトごとに「リスト」を分けていますが、「今日やること!」「今週中にやること!」など期間で分類するのもアリかもしれません。
「リスト」が多くなりすぎる場合は、「ボード」を「タスク一覧」とまとめずプロジェクトごとに登録するのも一つの方法ですかね!

「カード」の登録では、かゆいところに手が届く機能がいろいろ!
主に以下の機能があります。
・期限が登録できる
・画像が登録できる
・ラベルで重要度などを色分けできる
・チェックリストなんかも登録できる

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これでひと目で、
どのプロジェクトどんな内容いつが期日重要度がどれくらいタスクがどれくらいあるのかがわかっちゃいますね!!!
・・・ね!!!!!

今回は簡単な紹介だけですが、他にも便利な使い方満載!
他の人にも共有できるので、チームでプロジェクトを管理するのにも便利です。
こんな感じで。

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「Trello」、おすすめです!

Trello https://trello.com/

さいごに

ということで、タスク管理術をご紹介させていただきましたが、最後に元も子もないこと言います。
タスクは管理しなきゃいけなくなるほど増やさない!
わざわざタスク登録している時間ももったいないので、済ませられるものはさっさと済ませよう!
と、自分に言い聞かせつつ、今日やることタスクからブログ書くタスクを削除するまっさんであった・・・。